Die Verbindung von ISMS und IKS – Software schafft Synergien

Warum ist die Verbindung von Informationssicherheits- und internen Kontrollsystemen sinnvoll und nützlich? Welche Chancen ergeben sich durch die Integration von ISMS und IKS-Software?

Unternehmen führen zahlreiche Maßnahmen durch, um ihre Geschäftsprozesse zu sichern und Risiken zu managen und zu minimieren. Managementsysteme wie ein ISMS oder Interne Kontrollsysteme (IKS) sind dabei die richtigen Lösungen, um die Anforderungen an die Sicherheit zu erfüllen und die Standardisierung von Abläufen und Dokumenten innerhalb einer Organisation zu gewährleisten. Sie schärfen das Prozessverständnis durch Erfassung von allen Geschäftsprozessen und reduzieren das Risiko durch Schaffung von Transparenz und Umsetzung angemessener Aktivitäten gegen Bedrohungen.

Doch welche Gemeinsamkeiten haben die beiden Systeme trotz unterschiedlicher Ebenen und welche Synergieeffekte eröffnet ein kombiniertes Vorgehen?

Ein IKS wird innerhalb einer Organisation als Werkzeug zur Fehlervermeidung und Qualitätssicherung verstanden. Dieses Führungsinstrument umfasst Techniken, Rollen, IT-Systeme und Regeln um mit Hilfe von Kontrollen die Richtlinien einzuhalten und die Gefahr von Schäden für das Unternehmen abzuwehren. Als Grundlage eines IKS dienen häufig Kontrollmodelle wie z. B. COSO oder COBIT.

Das ISMS ist ein Managementsystem zum Schutz von Informationen und Daten im Unternehmen. Es umfasst Prozesse, Verfahren, Richtlinien, Anforderungen und Ressourcen innerhalb einer Organisation, um die Unternehmenswerte zu schützen und die Risiken zu minimieren. Die Normierung des Informationssicherheitsmanagementsystems erfolgt in der Standardreihe ISO/IEC 2700x.

Diese Definitionen für  beide Systeme weisen bereits auf Gemeinsamkeiten und Überschneidungen hin.
IKS-Tools und ISMS verfolgen Ziele wie Regeleinhaltung, Vermeidung von Risiken, Zuverlässigkeit von betrieblichen Informationen und Schutz des Unternehmensvermögens.
Alle wichtigen Bereiche eines Unternehmens wie Verwaltung, Rechnungswesen, Personalwesen, Beschaffung hängen von IT-Systemen ab, die Schwachstellen besitzen und Bedrohungen ausgesetzt sind. Werden hier Schwächen festgestellt, sollte dies zur Umsetzung von adäquaten Maßnahmen führen, welche die Risiken minimieren und das Erreichen der Unternehmensziele verbessern.

Um die Synergieeffekte und eine optimierte Steuerung der Governance, Risk und Compliance zu erreichen empfiehlt es sich das IKS-System zu das ISMS bzw. GRC System zu verbinden.

Gemeinsamkeiten und Überschneidungen der beiden Managementsysteme:

Prozessmanagement
Die Verbindung der Geschäftsprozesse mit den IT-Assets schafft die ideale Ausgangsbasis für das Informationssicherheitsmanagement.
Die systematische Erfassung und Kontrolle der unternehmensinternen Prozesse im Rahmen eines internen Kontrollsystems hilft, Fehler zu vermeiden, Risiken besser zu steuern und Geschäftsabläufe effektiver und effizienter zu strukturieren.
Mit einer ISMS/GRC-Software können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse, Informationen und Assets (Gebäude, Infrastruktur und IT-Systeme) erfassen und deren Schutzbedarf hinsichtlich Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Datenschutzrelevanz bewerten. Die Geschäftsprozesse können zusätzlich bezüglich deren IKS-Relevanz eingeschätzt werden

Risikomanagement
Prozesse enthalten Risiken. Risiken müssen durch Kontrollen verhindert oder reduziert werden. Das Risikomanagementsystem definiert die Risikostrategie eines Unternehmens und gibt Antwort auf die Frage, wie mit Risiken umzugehen ist und welche Prozesse für das Unternehmen kritisch sind.
Risikomanagement ist der gemeinsame Nenner der verschiedenen Managementsysteme, da Risiken in den unterschiedlichsten Bereichen einer Organisation (z.B. Informationssicherheit, Qualität, Umweltmanagement etc) eine wichtige Rolle spielen.

Compliance Management
Die Anforderung interne Kontrollsysteme (IKS) aufzubauen geht auf eine Vielzahl gesetzlicher Vorgaben und Standards wie KonTraG, MaRisk, BaFin, GoBD, SOX, ISO 27000, ISO 31000, DCGK zurück. Externe wie interne Richtlinien und Normen müssen lückenlos überwacht werden. Ein ISMS wird damit zu einem wesentlichen Bestandteil des der Governance Risk Compliance Aktivitäten in internen Kontrollstrukturen.

Berichtswesen, Reporting
ISMS- und IKS-Software stellen wichtige Arbeits- und Managementreports tagesaktuell zur Verfügung. Eine durchgängige Änderungs- und Versionshistorie machen Fristen, Gültigkeiten oder Änderungen nachvollziehbar und kontrollierbar.
Alle Informationen (Prozesse, Risiken, Kontrollen, Berichte, Richtlinien, Verantwortlichkeiten etc.) können revisionssicher im IMS / IKS in einem gemeinsamen System verwaltet werden. Die Integration der Dokumentation und Berichten in einem System für die gesamte Governance, Risk, Compliance (GRC) liefert sofortige Auskünfte und hilft bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen innerhalb einer Organisation.

Vorteile und Chancen der Verbindung von ISMS und IKS:

  • Verhinderung von Redundanzen durch zentrale, einheitliche Datenhaltung
  • Multinormen Compliance in einem System
  • Wirksame Maßnahmensteuerung durch integriertes Maßnahmenmanagement
  • Ressourcen–, Zeit- und Kostenersparnisse
  • Verbesserte Entscheidungsfindung
  • Einheitliche und automatisierte Prozesse
  • Valide Daten und umfassende Transparenz für das Management und das Überwachungsorgan
  • Erhöhung der Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Imagegewinn bei Auftraggebern, Lieferanten, Banken und Versicherungen

QSEC – eine ISMS & GRC Software mit IMS / IKS-Funktionalität

Vom ISMS/GRC und IKS Aufbau zum integrierten Managementsystem

Unsere prozessorientierte Softwarelösung QSEC verknüpft als internes Kontrollsystem alle ihre Aktivitäten zu Governance, Risiko-, Compliance- und Datenschutzmanagement.
QSEC ist die Lösung für Unternehmen, die ein IKS-System aufbauen möchten, dass neben den ISMS- und Datenschutz Anforderungen auf die weiteren spezifischen, unternehmensinternen und gesetzlichen Anforderungen anpassbar ist.

Mit dem integrierten Managementsystem QSEC können Unternehmen alle ihre kritischen Geschäftsprozesse dokumentieren und hinsichtlich unterschiedlichster GRC Vorgaben (z.B. zu Datenschutz, Informationssicherheit und vielen weiteren nationalen und internationalen Standards) bewerten.

QSEC umfasst:

  • Integration aller relevanten Geschäftsprozesse
  • Beurteilung der IKS-relevanten Risiken (Attribut- mit wesentlichen Risiken einhergehender Prozess)
  • Übersichtliche und transparente IKS-Berichte
  • Rollenbasierte Rechteverwaltung (Prozessverantwortlicher, IKS Koordinator, Risikocontrolling)
  • Überwachung der tatsächlichen Durchführung der Kontrolle
IKS-Software_QSEC

IKS-relevante Geschäftsprozesse

 

IKS-System_QSEC

IKS-relevante Geschäftsprozesse

Fazit

Ein ISMS und Datenschutzmanagement System mit IMS Funktionalität offeriert umfassenden Mehrwert.
Der Betrieb eines integrierten Managementsystems statt unterschiedlichster Insellösungen liefert ein vollumfängliches Bild über den Risiko- und Sicherheitsstatus eines Unternehmens, erhöht die Qualität, minimiert Kosten. Das Management bekommt transparente und verlässliche Informationen zu kritischen Geschäftsprozessen und kann Investitionen in IT-Maßnahemn exakt steuern. IKS-Software und ISMS/GRC sollten daher immer als Einheit und nicht nebeneinander betrieben werden.
Mit einem integrierten Managementsystem wie QSEC können Anforderungen aus den unterschiedlichsten Normen einschließlich diverser weiterer interner und externer Vorgaben voll umgesetzt, individuell angepasst und mit den Geschäftsprozessen verknüpft werden.